Prywatnej i służbowej.
Jestem potwornym pedantem. Nie cierpię bałaganu a jeśli taki zastaję, robię wszystko co w mojej mocy, żeby zaprowadzić porządek. Podobnie jest z mailami. Nie zwracałam na to uwagi, kiedy w mojej skrzynce odbiorczej były przeciągi, pająki budowały pajęczyny i okazjonalnie wpadał jeden istotny mail tygodniowo. W pewnym momencie zaczęłam „poważne” życie i poszłam do pracy. Wtedy okazało się, że organizacja skrzynki mailowej jest podstawą do sprawnego i efektywnego działania. Przeczytaj, jak zachować porządek w skrzynce mailowej i wskocz na wyższy poziom zarządzania sobą.
Krok pierwszy: Spójrz na maile
Które są dla Ciebie ważne, a które zupełnie niepotrzebne? Prawdopodobnie znajdziesz tam: maile od znajomych z ważnymi informacjami, maile od znajomych z głupotami, maile od rodziny z ważnymi informacjami, maile od rodziny z głupotami, newslettery, potwierdzenia rejestracji, maile służbowe, maile bankowe i urzędowe, maile od usługodawców i spam.
Krok drugi: Wyrejestruj się
Zastanów się, które subskrypcje są Ci potrzebne. To znaczy, które otwierasz, czytasz do końca i od czasu do czasu korzystasz z przesłanej oferty. Możesz śmiało zrezygnować z informacji portali społecznościowych. Pomyśl, czy potrzebujesz bieżących informacji z ofert stacji benzynowych, kilkunastu sklepów z ciuchami, kilkunastu sklepów z kosmetykami itp.?
Krok trzeci: Skasuj je
No oczywiście, że nie wszystkie. Skasuj te, które nie są Ci do niczego potrzebne. Na pierwszy ogień spam – najlepiej tak go oznacz, żeby zawsze lądował w śmieciach. Jeśli chcesz trzymać maile z głupotami, to przejdź do kolejnego kroku. Ja takie kasuję, bo Internet jest przepełniony takimi rzeczami i jeśli chcę się pośmiać, to wpisuję odpowiednie hasło w Google.
Krok czwarty: Posegreguj je
Ponownie zerknij na maile, które zostały w Twojej skrzynce odbiorczej. Co tam jest? Utwórz odpowiednie kategorie tematyczne i zrób podfoldery. Jeśli nie masz możliwości stworzyć folderów w Internetowej skrzynce odbiorczej, to poważnie zastanów się nad korzystaniem z programu takiego jak Outlook albo Thunderbird (albo jeszcze inny).
Krok piąty: Zaplanuj je
Możesz łatwo utrzymać porządek w skrzynce mailowej przez ustawienie odpowiednich reguł. Jeśli chcesz, żeby subskrypcje trafiały do odpowiedniego folderu, ustaw regułę na maile od konkretnych nadawców. Podobnie możesz potraktować korespondencję, która ląduje w Twojej skrzynce odbiorczej regularnie, np. raz na miesiąc (bilingi, faktury itp.)
Skrzynka służbowa
Skrzynka prywatna od służbowej różni się tym, że w tej pierwszej nie znajdujesz zapytań i poleceń. W zależności od Twojej branży, w skrzynce możesz mieć od pięćdziesięciu nawet do kilkuset (sic!) maili typu ASAP oraz as ASAP as possible. Kiedy musisz wykazać się dużą umiejętnością segregacji informacji i organizacji własnej pracy, porządek w skrzynce mailowej będzie dla Ciebie kluczowy. Foldery są najważniejsze, żeby nie stracić naprawdę ważnych informacji. Jeśli masz bardzo dużo zadań, przygotuj jeden folder o nazwie „BIEŻĄCE” i przerzucaj do niego wszystkie maile z zadaniami, które wpadają do Twojej skrzynki a nic się nie stanie, jeśli zajmiesz się tym następnego dnia. Ten folder ma też jedną pułapkę – trzeba wyrobić w sobie nawyk przeglądania go raz lub dwa razy dziennie. Jeśli będziesz o nim zapominać, to go nie używaj. Ja nie używam.
Wszystkie maile, które wpadają do mojej skrzynki mailowej czytam. Jeśli jedynym działaniem, które muszę wykonać w związku z informacją zawartą w wiadomości, jest odpowiedź, odpowiadam natychmiast. Nie mam głowy ani czasu do tego, żeby zostawić mail a później do niego wrócić. W przypadku, kiedy wiadomość wymaga działania i wykonanie tego zajmie mi mniej niż piętnaście minut, robię to. Praca, która zabierze pół godziny lub więcej, zostaje wpisana do kalendarza (nawet jeśli zajmę się tym w ciągu godziny). Wszystko maile, które zostały „zrobione” przenoszę do odpowiednich folderów, bo być może kiedyś będę musiała do nich wrócić.
Stosuję moją złotą zasadę: jeśli w mojej skrzynce odbiorczej jest tyle maili, że pojawia się pasek przewijania, to coś robię źle. Dzięki temu mam porządek w skrzynce mailowej i największa ilość wiadomości w widoku ogólnym waha się między pięć a dziesięć. Utrzymanie porządku wbrew pozorom jest bardzo proste – wystarczy trzymać się powyższych punktów. Korzystaj i jeśli Ci się przyda, koniecznie o tym napisz i podziel się tym sposobem z osobami, które wiesz, że mają problem z organizacją swoich maili.
