Kiedy w biurze robi się za gorąco.
Jeśli zaczynasz pracę dzień przed deadlinem, to… Czytasz ważnego maila (w kolejce czekają kolejne ważne maile), odbierasz telefon, odpowiadasz dwóm osobom na pięć pytań, sprawdzasz kalendarz, uzupełniasz dane w systemie, jedną ręką robisz notatki a drugą pokazujesz szefowi, że jest ok. W tym samym czasie. Można tego uniknąć.
Jak sobie poradzić, kiedy musisz zrobić wszystko i jednocześnie nie nocować w pracy? Zapraszam na przyspieszony kurs organizacji pracy.
Wszystko jest ważne
Spokojnie. Panika nie jest Ci potrzebna – czas na nią był kilka dni temu. Zbierz wszystkie notatki i zapoznaj się ze wszystkim, co na Ciebie czeka. Tylko wtedy będziesz w stanie podzielić zadania na ważne i… Ważniejsze.
Ustal priorytety
Niektóre prace wykonujesz cyklicznie i to one muszą być wykonane w pierwszej kolejności. Jeśli coś musi być zrobione pierwszego dnia miesiąca, to właśnie tego dnia to robisz – bez wyjątków. Następnie zabierasz się za zadania, które mają wpływ na bieżącą pracę. Jako ostatnie robisz to, co i tak musisz zrobić, ale nie ma znaczenia czy wykonasz to pod koniec bieżącego dnia, czy następnego z samego rana. Ważne prace, których nie możesz zrobić w danej chwili koniecznie zapisz w kalendarzu.
Nie jesteś od wszystkiego
Masz swoje obowiązki, które musisz wykonać i za które jesteś rozliczany. Twoi współpracownicy prawdopodobnie czasem proszą Cię o drobną pomoc przy zadaniach, które (to wiedzą i oni i Ty) spokojnie mogą zrobić sami. Jeśli masz czas – pomagaj. Jeśli nie masz czasu – odmawiaj.
Działaj aktywnie
Nie czekaj aż na Twoją spadnie milion spraw do załatwienia. Kiedy dowiesz się co musisz zrobić i zaplanujesz kolejność wykonania zadań, bądź gotowy na napływ bieżących prac. Ustalaj ich ważność w momencie pojawienia się – to ważne. Zadawaj pytanie „na kiedy jest to potrzebne?”.
Przeczytaj też wpis na temat organizacji czasu.
Jeden komentarz