Organizacja czasu to mantra.
Od początku czerwca zaczęłam ją powtarzać codziennie. Że ja nie mam czasu? No to patrz. I teraz sama patrzę na wypełniony po brzegi kalendarz, który zaczyna mieć łzy w oczach. Praktycznie z dnia na dzień wrzuciłam sobie na głowę kilka zadań, które teoretycznie zajmują mało czasu, jeśli przy okazji nie pracuje się na pełen etat. Ale kości zostały rzucone – trzeba działać.
Kalendarz towarzyszył mi od kiedy pamiętam. Jako dziecko wpisywałam do niego zdarzenia powtarzalne, takie jak urodziny czy imieniny, oraz opisywałam każdy mijający dzień – w formie pamiętnika. Później, już w dorosłym życiu, zapisywałam wszystkie plany i prace, które miałam do wykonania następnego dnia. Osiągnęłam w tym mistrzostwo.
Jak prowadzić kalendarz
Teraz, patrząc na wszystko co muszę zrobić, zastanawiam się nad właściwym prowadzeniem kalendarza. Co robić, żeby znaleźć czas na wszystko, nie narobić się bez sensu i znaleźć jeszcze odrobinkę wolnego czasu dla siebie i J. Nie chcę stać się zmanierowaną „panią prezes”, która z wyprzedzeniem planuje półtorej godziny na obejrzenie filmu z narzeczonym. No way.
W jaki sposób więc należy prowadzić kalendarz, żeby znaleźć czas na wszystko, co chce się wykonać? Zmienić strategię i zamiast tradycyjnego dopisywania kolejnych prac do dnia, a zamiast tego odpisywać działania, które są powtarzalne i zajmują konkretną ilość czasu. W moim przypadku to 9 godzin spędzonych w biurze i ok 1 godzina w drodze do i z pracy.
A co ze wszystkimi pozostałymi zajęciami? Jak je poupychać? Nie wiem jak Ty, ale ja korzystam z kalendarza Google. Mam go w telefonie, na tablecie i oczywiście na laptopie. W każdym momencie mogę sprawdzić, co już zrobiłam a co jeszcze czeka mnie danego dnia. Super jest oznaczanie kolorami, co odkryłam stosunkowo późno a ułatwia odnalezienie konkretnych zadań.
Kiedy dokładam wszystkie zadania, które wykonuję cyklicznie (praca, ćwiczenia, blog) i dopiszę te, które występują co jakiś czas (spotkania ze znajomymi, wydarzenia kulturalne) pozostaje mi „pusty” czas, który mogę wykorzystać w dowolny sposób. Ktoś powiedział dowolny? Chyba na długo zapomnę o całkowicie wolnym czasie, bo zaczęłam właśnie kilka nowych projektów.
Zakładka bezpieczeństwa
One także znalazły miejsce w moim kalendarzu. W dobrym planowaniu zadań ważne jest to, żeby uwzględnić poślizgi czasowe. Wiem, że Ty będziesz wszędzie przed czasem, ale bywają sytuacje niezależne od nas np. awaria komunikacji miejskiej, nieziemskie korki, dłuższa kolejka w sklepie. To wszystko sprawia, że bez czasowej zakładki bezpieczeństwa, cały plan dnia runie na łeb.
Taka zakładka to może być nawet 10 minut, które mogą uratować tyłek. O ile Twój znajomy może wybaczyć, o tyle klient zacznie patrzeć na Ciebie przez pryzmat spóźnialskiego i niesłownego. Ja jadąc w nowe ZAWSZE się gubię. Nawet jak trzymam nos w nawigacji, to przejadę ulicę, na następnej jest zakaz skrętu, nawigacja się nie przestawi i jestem zdana na swoje wyczucie kierunku.
A to znaczy, że objadę połowę miasta zanim trafię do celu. Wtedy właśnie przydaje mi się ten zapasowy czas. Ja potrzebuję około 30 minut, więc pilnuję, żeby w moim kalendarzu była przynajmniej taka przerwa pomiędzy wydarzeniami. Oczywiście do tego dochodzi czas dojazdu na miejsce, ale dojazd wliczam do czasu trwania zajęcia.
W międzyczasie
Poza sztywno zaplanowanymi zadaniami są jeszcze te, które wykonuję przy okazji. W moim kalendarzu nie ma miejsca na zakupy, jedzenie, telefony i maile. To wszystko robię po drodze i wtedy, kiedy zachodzi taka potrzeba. Takie prowadzenie kalendarza sprawdza się u mnie w 100%, bo tylko wtedy dokładnie wiem, ile mam czasu.
Jeżeli nie masz czasu, znajdź sobie dodatkowe zajęcie.
~ przysłowie japońskie
Przeczytaj też wpis na temat organizacji pracy.
